Come prevenire il sorgere di crediti insoluti ottimizzando la contrattualistica aziendale
Come in ogni ambito di attività, i risultati si conseguono pianificando e realizzando fin dall’inizio le azioni più opportune. Anche per ottimizzare la gestione dei crediti insoluti, è dunque importante partire da una base il più possibile solida. Ciò è possibile ottimizzando i moduli contrattuali utilizzati dall’impresa per svolgere la propria attività.
I crediti di un’impresa derivano infatti ordinariamente dai contratti che l’impresa stessa conclude ed esegue con i propri clienti. E’ dunque in tale ambito, cioè i contratti, che un’impresa deve porre le basi per prevenire fin dall’inizio il più possibile il verificarsi di insoluti sui crediti, come pure, più in generale, per prevenire il sorgere di situazioni di responsabilità o di illeciti che possano esporla a sanzioni.
Come le imprese possono impostare in modo corretto la propria modulistica contrattuale, in vista di tale obiettivo?
In molti modi. In primo luogo, utilizzando sempre moduli scritti per regolare i rapporti commerciali. Purtroppo, molti rapporti con i clienti nascono e vengono eseguiti senza un previo contratto scritto; ad esempio verbalmente (magari sulla base di un ordine telefonico) o senza accertarsi che il modulo d’ordine sia stato effettivamente sottoscritto dal cliente, confidando nell’emissione di una semplice fattura.
Questo modo di operare è del tutto consigliabile, in quanto fonte di numerosi problemi. In particolare, un ordine verbale provoca due principali inconvenienti:
a) non consente di dimostrare da dove è sorto, quando è sorto e qual è l’ammontare del credito (non essendovi un contratto scritto: da segnalare che la fattura è un documento valido ai fini fiscali e non un contratto!), e quindi rende difficile, se non addirittura impossibile, procedere alrecupero del credito;
b) non consente di regolamentare il rapporto commerciale in modo ottimale (dato che non vi è regolamentazione scritta), e dunque non permette di realizzare lo scopo di prevenire l’insorgere di insoluti (oltre che, più in generale, di regolamentare l’attività in modo valido ed efficace).
Dunque, occorre muovere sempre da un contratto scritto, intendendosi per tale un documento in cui siano presenti, anche eventualmente in modo separato, le sottoscrizioni di entrambe le parti contraenti. Ma non tutti i contratti utilizzati dalle imprese sono redatti in modo da venire effettivamente incontro alle loro esigenze e, per quel che qui ci interessa, in modo da prevenire l’insorgere di un credito insoluto.
In effetti, un modulo contrattuale (da un semplice ordine o conferma d’ordine fino a delle vere e proprie condizioni generali di contratto) dovrebbe essere predisposto seguendo alcune semplici regole:
a) deve essere scritto in modo chiaro, evitando frasi o espressioni ambigue sulle quali i futuri debitori potrebbero speculare in modo pretestuoso, al solo fine di ostacolare la riscossione del credito;
b) deve essere completo, cioè regolamentare tutti gli aspetti essenziali dei rapporti commerciali di volta in volta posti in essere, in tal modo evitando speculazioni da parte dei debitori;
c) deve essere giuridicamente valido, cioè conforme alle normative (generali e di settore) di volta in volta applicabili, in tal modo evitando che i debitori possano evitare il pagamento adducendo l’invalidità del contratto;
d) deve essere pienamente tutelante, cioè essere redatto in modo da venire incontro quanto più possibile alle esigenze delle imprese (in particolare, per ciò che ci interessa, ottenere il massimo possibile soddisfacimento dei crediti).
A prescindere da tali regole generali, i contratti aziendali devono poi contenere alcune opportune clausole.
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