L’importanza di una valida procedura di credit collection

Per gestire al meglio la credit collection, ogni impresa dovrebbe dotarsi di una valida, chiara ed efficace procedura interna sulla gestione dei crediti, condivisa tra la divisione amministrativa e quella commerciale.

La procedura crediti interna dovrebbe contenere le linee guida che regolamentano il rapporto con i clienti sotto il profilo finanziario, definendo competenze e limiti di operatività di ogni funzione aziendale.

Non si tratta di un “libretto di istruzioni”, ma di una guida per le funzioni aziendali che operano nella gestione e recupero del credito, e che devono essere tutte adeguatamente coinvolte in ordine alle esigenze di natura finanziaria dell’azienda.

Non vi sono regole generali per la redazione di una procedura interna sui crediti; ogni impresa dovrà predisporne una ad hoc, in rapporto alla propria attività, la propria struttura, la propria strategia commerciale/finanziaria, le proprie specifiche esigenze.

Vi sono comunque dei principi ai quali una procedura crediti interna dovrebbe ispirarsi, quali:

• l’adozione di sistemi operativi che consentano l’analisi del rischio finanziario di tipo preventivo (per i clienti nuovi) e periodico (per tutti i clienti in essere);
• l’adozione di un sistema di monitoraggio dei limiti di fido concessi ai clienti;
• l’adozione di un sistema di monitoraggio delle varie scadenze di pagamento;
• l’adozione di un sistema di blocco automatico degli ordini dei clienti in caso di esposizione superiore al valore del fido assegnato e/o di crediti scaduti oltre un certo limite temporale;
• l’adozione di un sistema di solleciti ai clienti, scadenzati in modo preciso.

Da tali principi emerge in primo luogo l’importanza di adottare un sistema di efficiente e sistematico monitoraggio della situazione finanziaria dei clienti.

Ciò può essere effettuato avvalendosi anche di società specializzate esterne che, tenendo costantemente sotto controllo la complessiva situazione societaria e finanziaria dei clienti, sono in grado di segnalare tempestivamente quelle situazioni di “allarme” che possono rendere opportuno assumere determinati comportamenti (ad es. blocco degli ordini), o comunque consentono di tenere in particolare osservazione un determinato cliente (ad esempio: cessioni di azienda o di partecipazioni sociali, protesti, revoca di affidamenti bancari, procedure di liquidazione o fallimentari, etc.).

E’ sempre opportuno, comunque, far visionare i risultati di tali indagini dal consulente legale dell’impresa, che è dotato della sensibilità e delle conoscenze tali da comprendere quali dei segnali di allarme inviati in ordine ad un determinato cliente siano veramente importanti e quindi tali da rendere opportuna una determinata azione.

In secondo luogo, è essenziale monitorare periodicamente l’andamento dei pagamenti, in special modo in prossimità delle scadenze di pagamento concordate.

Decorsa la scadenza di pagamento senza che questo sia avvenuto, è opportuno inviare in tempi celeri (diciamo non oltre 2 settimane dalla scadenza) un primo sollecito, cui può seguire un secondo sollecito nei 10-15 giorni seguenti.

E’ importante evitare di attendere troppo tempo dopo che la scadenza del termine di pagamento; questo per tutti i clienti, anche quelli di lunga data che non hanno mai creato problemi di pagamento, perché – purtroppo – c’è sempre una prima volta.

La rapidità di reazione di un’impresa è un fattore assolutamente essenziale per una efficace credit collection. E’ infatti statisticamente dimostrato che la probabilità di ottenere il soddisfacimento del credito è inversamente proporzionale ai tempi di reazione del creditore. Tanto più si attende per attivarsi a fronte di un insoluto, tanto minori sono le probabilità di un recupero del credito.

Nel prossimo articolo cominceremo ad analizzare l’intervento del legale nella fase di recupero crediti.

Avv. Valerio Pandolfini

 

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